Tytuły i stopnie naukowe to ważny element etykiety akademickiej. Stosowanie ich świadczy o  szacunku dla osiągnięć innych osób oraz o wiedzy na temat hierarchii akademickiej.

Kiedy używamy tytułów naukowych lub funkcyjnych?

• W oficjalnej korespondencji: listy, e-maile, podania – zawsze należy się zwracać do osoby z odpowiednim tytułem.
• Podczas rozmów: zarówno osobistych, jak i telefonicznych.
• W prezentacjach: kiedy mowa np. o osiągnięciach naukowych danej osoby.

Jak używać tytułów podczas rozmowy?

• Pani Rektor / Panie Rektorze (również do prorektorów),
• Pani Dziekan / Panie Dziekanie (również do prodziekanów),
• Pani Profesor / Panie Profesorze (także do doktorów habilitowanych),
• Pani Doktor / Panie Doktorze.

Pozdrawianie

Na uczelni „dzień dobry” mówi się również wykładowcom/pracownikom, z którym aktualnie nie mamy zajęć.

Przy pozdrawianiu na ulicy i korytarzu obowiązuje tradycyjnie reguła pierwszeństwa, polegająca na tym, że osoba mniej szacowna kłania się bardziej szacownej:
student profesorowi, młodszy starszemu, mężczyzna kobiecie.

Zawsze jednak osoba grzeczniejsza kłania się pierwsza.

Studiowanie wymaga regularnych kontaktów z wykładowcami oraz pracownikami administracyjnymi, dlatego umiejętność pisania odpowiednich e-maili jest kluczowa. 

Pamiętać należy także o zachowaniu odpowiedniej hierarchii/kolejności kontaktów służbowych. Przełożonym studentów danego wydziału jest dziekan. Zgodnie z Regulaminem studiów podejmuje on decyzje w sprawach dotyczących przebiegu studiów, o ile nie są one zastrzeżone dla innych organów. Prodziekani ds. studenckich i kształcenia wspierają go i mogą opiniować sprawy studenckie. Od decyzji dziekana przysługuje prawo odwołania do rektora.

Każdy rocznik posiada ponadto opiekuna roku powołanego spośród nauczycieli akademickich, który służy pomocą i do którego w razie potrzeby można się zwrócić w pierwszej kolejności. Do kontaktów między grupą a pracownikami w sprawach pomijających kwestie osobiste/indywidualne upoważniony jest starosta roku. Pełni on tu rolę pośrednika.

Poniżej  zasady netetykiety, które pomogą w tworzeniu profesjonalnych wiadomości:

Korzystaj z uczelnianego adresu e-mail

Pierwszą i najważniejszą zasadą jest korzystanie z uczelnianego konta e-mail w kontaktach z pracownikami AGH. Uczelniany adres e-mail to narzędzie, które zapewnia nie tylko bezpieczeństwo komunikacji, ale również pomaga w identyfikacji nadawcy. Korzystanie z poczty w domenie AGH jest obowiązkiem studenta zapisanym w Regulaminie Studiów.

Poczta AGH – wskazówki techniczne nt. korzystania

Jeśli chcesz korzystać z poczty na telefonie, od razu zmień w ustawieniach wygląd (skórkę) poczty na Elastic.

Temat wiadomości

Każda wiadomość elektroniczna powinna zawierać temat, który jasno i zwięźle określa jej cel. Unikaj ogólników i staraj się być precyzyjnym – temat powinien od razu wskazywać na powód Twojej korespondencji. Na przykład: „Prośba o konsultację w sprawie pracy semestralnej”.

Powitanie

Odpowiednie powitanie to kluczowy element profesjonalnej korespondencji. Rozpocznij wiadomość od zwrotu grzecznościowego, np. „Szanowni Państwo lub Szanowna Pani/Szanowny Panie” i koniecznie dodaj tytuł lub stopień naukowy adresata, np:

• Pani Rektor / Panie Rektorze (również do prorektorów),
• Pani Dziekan / Panie Dziekanie (również do prodziekanów),
• Pani Profesor / Panie Profesorze (także do doktorów habilitowanych),
• Pani Doktor / Panie Doktorze,
• Pani Kanclerz / Panie Kanclerzu,
• Pani Kwestor / Panie Kwestorze,
• Pani Dyrektor / Panie Dyrektorze.

Alternatywnie, możesz użyć uniwersalnego „Dzień dobry” – bez względu na porę dnia, w której piszesz wiadomość.

Po zwrocie grzecznościowym należy postawić przecinek, a kolejne zdanie rozpocząć małą literą. Można również postawić wykrzyknik i wtedy kolejne zdanie należy rozpocząć wielką literą.

Treść wiadomości

Staraj się przekazywać informacje w sposób zwięzły i konkretny. Jasno formułuj swoje pytania lub prośby. Pamiętaj, że wykładowcy i pracownicy administracji otrzymują wiele wiadomości, dlatego docenią Twoją zdolność do przekazywania informacji w przystępny sposób. Zachowuj ciągłość korespondencji.

Poprawność językowa

Dbaj o poprawność językową swoich wiadomości. Sprawdź pisownię, interpunkcję i unikaj literówek. Pamiętaj, że starannie napisana wiadomość świadczy o Twoim szacunku do odbiorcy oraz Twojej dbałości o detale.

Zakończenie wiadomości

Zakończenie wiadomości powinno być równie uprzejme jak jej początek. Możesz skorzystać z jednej z poniższych formuł:

• „Z poważaniem”
• „Z wyrazami szacunku”
• „Łączę wyrazy szacunku”

Podpisz się pełnym imieniem i nazwiskiem, a pod podpisem dodaj rok, kierunek studiów oraz, w zależności od sytuacji, grupę, numer indeksu lub numer telefonu.

Gdy zakończysz swoją wiadomość ww. zwrotami, nie należy po nich wstawić przecinka. Tradycyjnie w języku polskim po rozpoczynającym zwrocie grzecznościowym (Szanowny Panie/Pani lub Szanowni Państwo) stawiamy znak interpunkcyjny (przecinek lub wykrzyknik), a po kończącym — nie. 

Załączniki i emotikony – dodatkowe wskazówki

Załączniki: jeśli dołączasz załączniki, poinformuj o tym odbiorcę i krótko wyjaśnij, co zawierają.

Emotikony: w oficjalnej korespondencji unikaj emotikonów. Jeśli wykładowca użyje ich w odpowiedzi, możesz również z nich skorzystać, pamiętając o umiarze.

Jak nazywać wysyłane pliki?

Warto w nazwie zawrzeć określenie zawartości plików, które umożliwią ich szybką identyfikację oraz dodać nazwisko autora np. wyniki badań J. Nowak.  Prace poddawane konsultacji warto wysyłać w trybie edycji, a prace finalne w formacie pdf. Tryb edycji pozwala konsultować treść i dodawać komentarze. Tryb finalny pozwala na zachowanie oryginalnego widoku gotowej pracy, co ma znaczenie przy ich druku.

Zasady tytułowania podczas rozmów (nie tylko telefonicznych) są podobne jak w przypadku korespondencji elektronicznej.

Pamiętaj o:

• Uwzględnianiu tytułów i stopni naukowych: zwracaj się do osób z tytułami naukowymi odpowiednio (np. Pani Profesor, Panie Doktorze).
• Zastosowaniu odpowiednich zwrotów grzecznościowych: „Proszę Pana”, „Proszę Pani” są uniwersalne, w społeczności akademickiej zwroty te zazwyczaj dotyczą osób nieutytułowanych.

Choć może się wydawać, że to tylko drobny szczegół, poprawne zwracanie się do innych osób świadczy o naszym szacunku i kulturze osobistej.

Dlaczego nie mówimy „Proszę Panią”?

• W języku polskim rzeczownik „pani” odmienia się przez przypadki. Kiedy zwracamy się do kogoś, używamy dopełniacza, czyli formy „pani”. 
• Znaczenie zwrotu: Zwrot „proszę Panią” sugeruje, że chcemy „posiadać” tę panią, co oczywiście nie ma sensu w codziennej komunikacji.
• Użycie w kontekście prośby: Jeśli chcemy o coś poprosić, mówimy np. „Proszę Panią o chwilę uwagi”. Wtedy używamy biernika, ponieważ chcemy skierować prośbę do konkretnej osoby.

Poprawna forma

• Zwrot bezpośredni: „Proszę Pani”
• Prośba: „Proszę Panią o pomoc”

Zatem mówienie „proszę Panią” jest błędem gramatycznym i może być odebrane jako nieuprzejme. Warto zwracać uwagę na poprawność językową.

Dzwonić należy w godzinach pracy poszczególnych komórek uczelni lub  wyznaczonych dyżurów na telefony służbowe.

Szczególne sytuacje: dzwonienie pod numer prywatny

• Zawsze upewnij się, czy masz zgodę na kontakt telefoniczny pod danym numerem.
• Staraj się dzwonić nie wcześniej niż o godz. 9.00, nie później niż o 19.00.
• Zazwyczaj osoba inicjująca rozmowę kończy ją. Wyjątkiem jest sytuacja, w której dzwonimy do osoby znacznie wyższej rangą i po przekazaniu jej informacji, może ona podziękować i zakończyć rozmowę.
• Nie należy dzwonić natarczywie. Zgodnie z zasadami etykiety powinno się czekać na linii max 5-6 sygnałów. 

Oprócz efektywnej komunikacji elektronicznej ważnym elementem etykiety akademickiej jest odpowiednie zachowanie podczas zajęć oraz stosowny ubiór.

Zachowanie w czasie zajęć

• Pamiętaj o punktualności: przychodź na zajęcia na czas, aby nie przeszkadzać w rozpoczęciu wykładu. Wychodzenie w trakcie zajęć jest dozwolone tylko w sytuacji wyższej konieczności, zawsze dyskretnie i nie należy tego nadużywać. 
• Wyłącz telefon: dźwięk telefonu podczas zajęć jest bardzo rozpraszający zarówno dla Ciebie, prowadzącego jak i dla innych studentów.
• Skup się na wykładzie: unikaj korzystania z telefonu. Wyłącz telefon, nie rozmawiaj podczas wykładu i unikaj innych czynności rozpraszających uwagę. Rób notatki, które ułatwią przypomnienie materiału i pomogą przygotować się do egzaminu.
• Zadawaj pytania: jeśli czegoś nie rozumiesz, nie bój się zapytać. To pokazuje, że jesteś zaangażowany w zajęcia. Możesz też zanotować swoje pytania i zadać je pod koniec zajęć.
• Szanuj innych: nie przerywaj kolegom, kiedy mówią. Słuchaj ich z uwagą i szanuj ich poglądy. Unikaj komentarzy, które mogą być odbierane jako nieuprzejme.
• Nie jest właściwe kierowanie w stronę innych osób słów, które mogą ranić: agresywnych, toksycznych czy napastliwych. Tego rodzaju wypowiedzi mogą być źródłem cierpienia, smutku, a nawet prowadzić do problemów zdrowotnych, zarówno psychicznych, jak i fizycznych. Warto zatem starać się reagować w sposób przemyślany i wyważony, zamiast działać pod wpływem impulsu.
• Nie ma zwyczaju wstawania studentów, gdy profesor wchodzi do sali wykładowej – zgromadzeni na sali wstają, gdy wchodzi osoba szczególnie szacowna.
• W gabinecie profesora raczej nie siada się bez zaproszenia i respektuje się godziny dyżurów.
• Przy powitaniu z podawaniem ręki należy zawsze wstawać.
• Nie należy nagrywać zajęć bez wcześniejszej zgody prowadzącego.
• Do sali wykładowej nie przynosi się okryć wierzchnich i nie wchodzi się z nakryciem głowy oraz nie spożywa się posiłków. Kurtki, płaszcze można zostawić w szatni.

Odpowiedni ubiór

Zawsze ubieraj się stosownie do miejsca i okoliczności. Choć dress code na uczelni nie jest tak formalny jak kiedyś, warto pamiętać o kilku zasadach:

• Unikaj zbyt swobodnego ubioru. Dżinsy i podkoszulek są w porządku, ale warto unikać zbyt obcisłych i jaskrawych ubrań, mocnego makijażu czy krzykliwej biżuterii.
• Do laboratorium należy włożyć biały fartuch, jeśli jest taka potrzeba okulary ochronne i rękawiczki.
• Ubranie powinno być czyste i wyprasowane.
• Na egzaminy wybierz bardziej formalny strój. Jasna koszula, bluzka i spodnie/spódnica to dobry wybór. Pamiętaj, że odpowiedni ubiór świadczy o profesjonalizmie i ma wpływ na odbiór Twojego wizerunku.

Dlaczego odpowiedni ubiór jest ważny?

• Wygląd wpływa na to, jak jesteś postrzegany przez wykładowców i innych studentów.
• Odpowiedni ubiór pomaga Ci skupić się na nauce i nie rozprasza uwagi.
• Stosowny strój to wyraz szacunku dla siebie i dla innych.